原料采购要关注政策、把握行情;专件器材采购要质量第一、价格第二;包装料采购要清楚供货成本,要货比三家。物资采购要从采购数量、采购价格、采购质量、供应商确定这四个方面进行管理。这就是棉纺企业物资采购原则。
棉纺企业物资采购直接影响企业生产成本,直接影响企业经济效益。在市场经济条件下,做好物资采购管理工作,把好物资采购这道关,是棉纺企业基础管理的一项重要内容。每个企业都应依据生产规模、设备状况、产品定位、质量水平及“物料配件零库存”等要求,建立一套简捷、可行、有效的物资采购管理办法。
数量管理:实施两单审核批准制
一般情况下,物资采购应实施“请购单”、“采购单”两单审核批准制。生产一线技术人员应根据实际工作需要,出具“请购单”报车间主管审核,从基层一线提出请购要求,主要是减少“想当然”的盲目采购。物资仓库根据“请购单”内容查询公司现有库存情况,在仓库确无存货的前提下,由仓库依据车间请购需求编制“采购单”,减少库存积压,避免重复采购,做到“零库存”。
在实行两单审核批准制后,可减少物料库存积压,见表1。
表1 物资库存情况一览表
上表可见,每月末的物资库存资金同年初相比无增加,说明当月的采购物资基本在当月领用消耗,除年初盘结的正常必备物资外,无库存积压。
价格管理:采取三层面管理
采购价格主要采取三个层面管理:一是采购员须对三家以上供货商进行比价择优;二是对每项采购业务须有采购经理、车间主任、财务总监审核批准,财务会计依据以前采购价格核查;三是每月车间职能核算员将上月采购明细书面反馈技术人员核查,年终,车间对控制机物料消耗好的人员予以奖励。
采购操作程序:采购员进行市场询价,并根据货比三家的原则,在比价、择优核价的基础上,逐项在“采购单”上填报单价、预计金额、供应商、制造单位等内容,交采购部负责人审核签字。
财务部材料核算员对“采购单”内容及车间请购要求参照以往采购的记录及市场情况逐项审核。
按“谁使用,谁承担,谁核准”的原则,采购员须将“采购单”送费用承担的使用车间(部门)负责人对采购价格、数量、品牌进行审批、签字确认。
采购员将“采购单”送交财务总监审批,如有必要须送总经理批准。
车间职能人员每月向各工序技术员提供其机物料消耗数据报表,并且将购买金额在1000元以上的具体物料名称、数量、价格等详细资料抄报技术员控制监督。
以上采购程序责任明确,业务透明,每笔业务都规范审批核查程序,增强了车间(部门)特别是生产一线技术人员的节约降耗互动,使大家共同参与,互相牵制,互相监督。
包装料采购案例分析:棉纺厂包装料是物资采购的大项,包装料主要包括编织袋、纸管等。包装料采购的要点是要分析它的成本,才能判断它的价格高低。
编织袋是包装物中的主要项目,占包装物成本的25%。根据市场调查,生产编织袋全新原料12750元/吨,每克0.0128元;旧料按新料的5折计算,每克0.00637元。以用量较大的68×120条子编织袋为例,这个袋重量115克,按7成新料3成旧料配比,编织袋原料成本为:80.5克(新料)×0.0128元/克="1.03元;34.5克(旧料)×0.00637元/克=0.22元,两项合计每只原料成本为1.25元。有了这样的测算,就可以对供应商进行询价比价,在相同质量情况下,比较高报价2.10元/只,比较低报价1.55元/只,均价1.78元/只。按均价降低采购成本0.23元/只。一个年产1万吨纱的棉纺企业,仅此一项就可减少采购成本9万多元。
纸管也是数量比较大的包装料。按产品档次和工艺要求可把它分为高、中档两类:一类是高支纱、出口纱、自动络筒纸管,这部分产品附加值相对较高,对纸管的要求也高。另一类是普纱纸管,该部分用量大,约占份额的3/4,是采购的重点。经市场调查后测算,纸管原纸2800元/吨,因是锥形管,一般损耗率30%,故每克原纸成本0.00364元/克。5.57″纸管每只重48.5克,原纸成本48.5克×0.00364元/克="0.1765元。工资费用0.023元/只;油漆、印刷、胶水0.015元/只;水电费、运费0.010元/只;纸管包装纸箱成本分摊0.0125元/只;税费0.016元/只。市场报价根据这样的测算,在相同质量情况下,比较高报价0.31元/只,比较低报价0.26元/只,均价0.283元/只。按均价降低采购成本0.023元/只。一个年产1万吨纱的棉纺企业,仅此一项就可节约采购成本近14万元。
专件器材的采购:棉纺器材专件对纱线质量起着非常关键的作用,应根据公司产品定位,来选定在行业里有一定知名度且市场占有率比较高的企业进行对比,充分考虑到平时使用过程中的稳定性、适纺性、合理性,与使用部门充分协商、酝酿,根据技术人员提出的要求,结合价格和使用寿命的实际情况,共同进行供应商的选定。
可以把全国棉纺器材供应商依据品牌、生产规模、知名度、产品质量、行业内认同度划分为一、二、三类,采用“同类价低优先,同价类质优先”,并依此作为讨价还价依据,力求做到价廉物美。在价格和质量发生矛盾时,质量第一,价格第二。
棉纺配件相对器材来说,行业门槛较低,全国有几十万家企业在生产,这其中良莠不齐。由于供需双方信息的不对称,采购人员增加信息渠道,了解行业里的优质供应商,并不断与车间(部门)交流信息极为重要。工作实践使我们认识到:做有心人,多打听、多留意、多归集整理厂家信息,也能为企业增加效益。
质量管理:三部门共同把关
采购、仓储、生产车间根据各个不同岗位,按客观、可行的原则,各司其职,共同把关,避免以次充好、假冒伪劣物资的购入,杜绝劣质物资进入生产工序而影响产质量,给公司造成损失。可采取以下措施:
采购负责制:采购部对采购员实行“谁采购,谁负责”制,落实责任到每个采购员,比价择优作为采购员年度考核内容之一。
外观质量验收制:仓储对物资规格、品名、数量、品牌等外观内容验收,如实物与采购单不符,须在入库前通知采购员作出调换等处理,否则拒收入库。
内在性能质量监督制:车间技术人员及使用者,对采购物资性能、使用情况等内在质量进行监督,如有质量问题,须在第一时间通知采购部负责人,责令采购员作出处理。
奖惩制:采购员对采购的物资使用部门如有质量异议,须在第一时间作出答复,并采取补救行为。拖延不办给公司造成损失,由个人予以赔偿并追究有关责任。
企业在实施上述措施以来,全年除个别因规格、型号笔误不符及时进行调换外,无车间(部门)质量投诉,无因物资质量原因影响生产或给公司造成损失。由于落实到位,物资采购的质量有基本的保障。
供应商管理:实施留优汰劣原则
为使采购渠道、采购供应商“阳光操作”,年末可根据前一年供应商的诚信度,结合平时供货的价格、质量的稳定、供货的及时性,充分听取车间、使用部门对供应商的评价意见,由采购员、车间技术人员、采购部经理、车间负责人在货比三家的基础上,按同质同价老供应商优先,同质同价服务配合好的原则确定。一年确定一次。
目前公司供应商的信息来源:一是全国纺机展览会收集;二是网络上介绍;三是专业技术刊物;四是发动工程技术人员搜集兄弟厂使用信息推荐。在与以上新供应商建立供求关系时,须同质寻低价,择优对比,并经车间实际试用性能对比,根据对比数据,充分征询车间技术人员和车间(部门)负责人意见,通过先试用后引进的方法再建立供求关系。采购部根据供货的稳定性、价格的合理性、质量的保证性、服务的及时性进行综合评定,寻求比较优性价比,产品实行保退保换,做到零风险。采购员平时在采购过程中,对所采购的配件按不同的工序进行造册登记,以备随时进行检索对比核价。
在留优汰劣的前提下,同优质供应商建立一种平等互利,诚信合作的较稳定的供求关系,共同应对通货膨胀市场环境下的价格波动。
棉纺企业机器型号多、规格杂,采购量少,次数多,不利于同供应商的讨价还价。同时由于采购数量少而散,在实际操作过程中,常常碰到突发性事件,且须在第一时间采购到所需要的配件,在现有的条件下,机配件进行招标困难较大。因此,采购员必须不断提高业务技术能力;要认真、谨慎、敬业,不断扩大货比三家的广度,搜寻有竞争力的优质供应商;要进行廉洁自洁教育,防止损公肥私和商业贿赂行为的发生。
近几年,在物价上涨情况下,上述采购管理措施尚可适用,但在经济萧条、降价成风情况下,须用进一步的跟进管理办法。另外,大宗物资商品还是应该实施招投标,进一步增强可操作性和透明度。